Comment calculer les frais de mission à l’étranger
Définition et principes des frais de mission
Les frais de mission appartiennent aux frais professionnels. Ils couvrent les dépenses qu’un agent public ou un salarié engage lors d’un déplacement hors de sa résidence administrative ou familiale. La mission peut porter sur une formation, un examen ou une prestation de conseil. Le salarié doit disposer d’un ordre de mission. Ce document précise la durée, le lieu, le mode de transport et le forfait alloué. Les frais de mission n’incluent pas les frais courants du domicile.
Indemnité journalière (per diem) à l’étranger
L’indemnité de mission à l’étranger porte le nom de per diem. Elle se fixe chaque jour. Le montant résulte des taux de chancellerie publiés par le Ministère des Finances. Elle couvre l’hébergement, les repas et les déplacements urbains. L’employeur verse cette somme avant le départ. Le salarié bénéficie d’une prise en charge forfaitaire. Il n’a pas à justifier chaque dépense couverte par cette indemnité. Les excédents restent à sa charge.
Les taux de chancellerie et le barème officiel
La direction générale du Trésor détermine les taux de chancellerie. Ces taux se mettent à jour tous les quinze jours. Ils servent à convertir les frais en devises étrangères en euros. Les comptables publics les utilisent pour enregistrer chaque opération. Il convient de consulter le barème officiel avant toute mission. Les barèmes figurent sur le portail de l’Économie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics. Le lien direct fournit la liste des taux en vigueur.
Éléments couverts par l’indemnité de mission
- Hébergement dans un hôtel ou une résidence de tourisme
- Repas pris à l’extérieur ou dans un restaurant
- Déplacements urbains en transport en commun ou en taxi
Cette liste reste exhaustive pour l’indemnité per diem. Les autres frais font l’objet d’un remboursement séparé. Les frais de conférence, les frais de dossier ou les droits d’entrée ne figurent pas dans le per diem. Ils donnent lieu à une note de frais classique, accompagnée de justificatifs.
Modalités de remboursement et justificatifs
L’employeur rembourse uniquement les frais dûment justifiés. Le salarié doit conserver toutes les factures, reçus et titres de transport. L’ordre de mission doit exister avant le départ. La fiche de frais de mission doit se remplir à la fin de la mission. Elle récapitule les per diem perçus et les dépenses hors forfait. Les pièces justificatives s’ajoutent à la fiche. Le comptable vérifie la cohérence des montants et complète la comptabilité publique.
Étapes pour calculer les frais de mission à l’étranger
- Déterminer le pays de la mission et sa durée en jours.
- Consulter le barème per diem correspondant.
- Multiplier le montant journalier par le nombre de jours.
- Vérifier l’ordre de mission et les justificatifs.
- Transmettre la fiche de frais pour saisie comptable.
Le calcul s’appuie sur un montant fixe par journée complète. Pour une demi-journée, certaines administrations prévoient un demi-taux journalier. Le paiement du per diem arrive souvent avant le départ. L’excédent ou le déficit ne se régularise pas après la mission. L’employeur ne verse ni ne prélève de somme supplémentaire.
Comment vérifier le taux de chancellerie en vigueur ?
Il suffit de se rendre sur le site du ministère de l’Économie et des Finances. Le portail liste les taux publiés tous les quinze jours. Chaque enregistrement porte une date de mise à jour. Le salarié ou le comptable repère la ligne correspondant au pays de la mission. Le taux de chancellerie apparaît en colonne de droite. Il s’applique automatiquement dans le calcul du per diem.
Cas particuliers et ajustements
Dans certains pays, le coût de la vie reste élevé. Le ministère peut fixer un taux per diem supérieur pour tenir compte de cette situation. Les missions longues donnent parfois droit à un abattement journalier. Pour une mission qui dure plus de 60 jours, il arrive que l’indemnité passe à un taux réduit après un certain seuil. Les exceptions figurent dans le barème officiel. Le lien vers le portail offre les détails par pays et par durée.
Remboursement des frais hors per diem
Certains frais ne relèvent pas du per diem. Les frais de bagages, les frais de visa ou les droits d’inscription à une conférence ne figurent pas dans l’indemnité journalière. Ils font l’objet d’un remboursement sur note de frais. Le salarié doit joindre la facture correspondant à chaque type de dépense. La comptabilité vérifie la nature du frais. Le remboursement se fait sur présentation du justificatif et de la fiche de frais.
Points de vigilance et bonnes pratiques
- Vérifier que l’ordre de mission mentionne clairement l’étranger visé.
- Collecter et classer systématiquement chaque reçu dès qu’il survient.
- Consulter régulièrement le portail pour rester à jour sur les taux.
- Ne pas confondre le per diem et le remboursement forfaitaire pour frais de logement.
- Conserver copie des documents pendant cinq ans au minimum.
Le respect de ces points facilite le contrôle comptable. Il évite les redressements ultérieurs. L’organisation en début de mission limite les oublis. Un dossier complet accélère le traitement par le service financier.
Tableau résumé
| Sujet | Détails principaux |
|---|---|
| Indemnité de mission à l’étranger | Per diem journalier fixé par le Ministère des Finances via taux de chancellerie |
| Taux de chancellerie | Mises à jour toutes les quinze jours sur le portail officiel du ministère |
| Frais couverts | Hébergement, repas et déplacements urbains |
| Justificatifs | Obligatoires pour frais hors per diem, à conserver et joindre à la note de frais |
| Modalités de calcul | Barème per diem × nombre de jours, versement avant départ, pas de régularisation |
Comment est calculée l’indemnité journalière (per diem) pour une mission à l’étranger ?
L’indemnité journalière est fixée selon les taux de chancellerie définis par le Ministère des Finances. Elle couvre hébergement, repas et déplacements urbains. Le montant est multiplié par le nombre de jours de la mission.
Quelles dépenses sont couvertes par le per diem lors d’une mission à l’étranger ?
- Hébergement sur place.
- Repas quotidiens.
- Déplacements urbains comme taxis ou transports en commun.
Où trouver le barème officiel et les taux de chancellerie pour calculer les frais de mission ?
Les barèmes et taux à appliquer sont disponibles sur le portail officiel du Ministère de l’Économie et des Finances. Ils sont mis à jour régulièrement, environ tous les quinze jours.
Faut-il fournir des justificatifs pour les frais avancés lors d’une mission à l’étranger ?
Oui, les justificatifs comme factures ou reçus doivent être conservés et joints à la note de frais. Cela permet le remboursement et la validation comptable des frais.
Quels documents doit-on avoir pour le calcul et le remboursement des frais de mission à l’étranger ?
- Un ordre de mission précisant lieu, durée et mode de transport.
- La fiche ou note de frais remplie.
- Les justificatifs liés aux dépenses engagées.